Le publipostage Excel est une fonctionnalité puissante qui permet aux entreprises et aux particuliers d’envoyer des documents personnalisés à une large audience en un seul clic.
En fusionnant Excel avec Word, cette technique devient une arme redoutable pour le marketing, les ressources humaines, et bien d’autres domaines.
Examinons dans ce guide le publipostage Excel, en explorant la préparation des données jusqu’à la fusion des champs.
Définition du publipostage Excel
Comme pour Word, il désigne l’étape d’automatisation de l’envoi de documents personnalisés en utilisant Microsoft Excel pour stocker et gérer les données qui seront insérées dans cette version.
En général, le publipostage Excel est effectué en collaboration avec un autre logiciel de traitement de texte, comme Microsoft Word, où le document de base est créé.
Cette merge contiendra des une source qui sera remplacée par des données spécifiques provenant du fichier lors de la fusion de la merge.
Dans le cadre de ce calcul de données, il sert de source de données et contient généralement des colonnes avec des en-têtes tels que « Nom », « Adresse », « Email », etc. Ces en-têtes sont ensuite utilisés comme repères pour insérer les données appropriées dans le document final.
Le publipostage Excel est particulièrement utile pour créer des lettres, des étiquettes, un e-mail, et d’autres types de documents personnalisés qui doivent être envoyés à un grand nombre de destinataires.
C’est une manière efficace de gagner du temps et de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Sélectionnez le publipostage Excel
Cette feuille de calcul offre un moyen automatisé et efficace de créer des documents personnalisés pour un large éventail de destinataires.
Grâce à sa capacité à s’intégrer facilement avec Microsoft Word, il permet une personnalisation en masse de labels comme des lettres, des étiquettes d’expédition et des e-mails.
Outre le gain de temps considérable, il minimise les erreurs de saisie manuelle, offrant ainsi un taux d’exactitude plus élevé.
Le tableur permet également une gestion de données robuste, où les utilisateurs peuvent facilement trier, filtrer et organiser leurs informations pour mieux cibler leurs campagnes.
Cette étape est non seulement flexible et adaptable à différents types de contenu, mais il est également coût-efficace, surtout si vous disposez déjà de la suite Microsoft Office.
Les étapes pour réaliser un publipostage Excel
Pour faire une bonne pagination de document, le maître-mot est la préparation. Une bonne gestion des données dans votre fichier et une utilisation habile du format dans Word peuvent transformer une tâche ardue en un processus fluide et efficace.
Étape 1 : Préparation du Fichier Excel
La première étape dans le processus de publipostage Excel est la préparation soignée de votre fichier de données.
Créer des en-têtes de colonne clairs
Commencez par créer des en-têtes de colonne qui décrivent clairement le type de données qu’ils contiennent.
Par exemple, vous pouvez avoir des colonnes nommées « Nom », « Adresse », « Code Postal », « E-mail », etc. Ces en-têtes serviront plus tard comme champs de fusion dans le document Word.
Structurer les données
Veillez à ce que chaque colonne contienne un seul type de données. Évitez de mélanger des adresses e-mail et des numéros de téléphone dans la même colonne, par exemple.
Nettoyage des informations
Assurez-vous que toutes les données sont exactes et complètes. Éliminez les doublons, corrigez les fautes de frappe et assurez-vous que les champs nécessaires sont tous remplis.
Formatage consistant
Pour les données comme les dates, les numéros de téléphone ou les adresses, assurez-vous que le formatage est cohérent dans toute la colonne. Par exemple, si vous utilisez le format de date MM/JJ/AAAA, assurez-vous que toutes les dates dans la colonne respectent la merge.
Sauvegarde du fichier
Enregistrez votre fichier Excel dans un emplacement facilement accessible. Vous aurez besoin de naviguer vers cette source lors de la fusion des données dans Word.
Validation de l’option
Si possible, utilisez des fonctionnalités de validation des données dans votre publipostage Excel pour restreindre le type d’informations et option qui peuvent être saisies dans chaque colonne. Cela réduira les erreurs lors de la phase de saisie des données.
Étape 2 : créer le document Word
Après avoir soigneusement préparé votre page, la prochaine étape consiste à créer le document Word qui servira de base pour le publipostage.
Ouvrez Microsoft Word
Sélectionnez le logiciel et créez une nouvelle lettre vierge ou ouvrez un modèle préexistant qui correspond au type de merge que vous souhaitez réaliser (lettre, e-mail, étiquettes, etc.).
Sélectionnez le bouton « publipostage »
Dans le ruban en haut de la fenêtre Word, cliquez sur l’onglet « Publipostage » pour accéder aux outils dédiés à cette fonction.
Cliquez sur le type de document
Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage Excel » et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer. Vous pouvez choisir parmi plusieurs options, y compris des lettres, des e-mails, des enveloppes, et des étiquettes.
Importez le fichier Excel
Pour importer votre feuille de calcul, cliquez sur « sélectionner les destinataires », puis « Utiliser une liste existante ». Naviguez jusqu’à l’emplacement où vous avez enregistré votre fichier et sélectionnez-le.
Validez la Colonne de contenu
Une boîte de dialogue s’ouvrira, vous permettant de sélectionner la feuille de calcul contenant vos données. Assurez-vous que les colonnes correspondent bien aux champs que vous souhaitez intégrer dans votre document Word.
Créez le corps du document de publipostage Excel
Commencez à rédiger le contenu de votre lettre comme vous le feriez normalement. Lorsque vous arrivez à un emplacement où vous souhaitez incorporer des données de votre fichier Excel, utilisez l’option « Insérer un champ de fusion » pour choisir les champs appropriés.
Vérification et ajustements
Après avoir inséré tous les champs de fusion, vérifiez la page pour vous assurer que tout est en ordre. Cliquez sur le bouton d’option « Aperçu des résultats » pour voir comment les données seront affichées dans la lettre finale. Faites les ajustements nécessaires si besoin.
Étape 3 : Insérer les champs de fusion
À ce stade du processus de publipostage Excel, vous devez intégrer les champs dans votre document Word.
Ces champs de fusion servent de marqueurs pour les données que vous allez importer depuis votre fichier source.
Ouvrez le panneau du format
Accédez à l’onglet « Publipostage » dans Word et recherchez l’option « Champs de fusion », qui est généralement située dans la section « Ecrire et insérer des champs ».
Choisissez le champ de la bonne version
Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » pour ouvrir une liste déroulante des champs disponibles, qui devraient correspondre aux en-têtes de colonne de votre fichier Excel.
Positionnez le curseur
Placez le curseur dans votre document Word à l’endroit où vous souhaitez que le bouton apparaisse.
Insérez le champ sélectionné
Après avoir choisi, cliquez sur « Insérer » ou double-cliquez sur le nom du champ. Ce dernier sera alors ajouté à l’emplacement du curseur dans votre liste.
Répétition du processus
Répétez ces actions pour chaque feuille de calcul que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez ajouter les mêmes champs à plusieurs endroits du courrier si nécessaire.
Personnalisation du publipostage Excel
Vous avez également la possibilité de personnaliser la mise en forme des champs de fusion comme vous le feriez pour n’importe quel texte dans Word. Vous pouvez ajuster la taille de la police, le style, la couleur, etc.
Utilisation de conditions
Si vous souhaitez aller plus loin, Word permet d’ajouter des conditions aux champs de fusion. Par exemple, vous pouvez configurer un champ pour qu’un certain texte n’apparaisse que si une condition spécifique est remplie dans les données Excel.
Aperçu du publipostage Excel pour validation
Une fois tous les éléments insérés, sélectionnez l’option « Aperçu des résultats » pour vérifier que les données sont correctement alignées et qu’elles correspondent à ce que vous attendez.
Testez le document
Enfin, pour vous assurer que tout est en ordre, effectuez un test en réalisant une merge complète sur quelques lignes de votre fichier Excel.
L’insertion des champs de fusion est une étape clé dans la réalisation d’un publipostage Excel réussi. Elle permet d’intégrer de manière dynamique les données de votre fichier dans un document Word, offrant ainsi un niveau élevé de personnalisation et d’efficacité.
Étape 4 : Finaliser et Lancer la Fusion
Une fois que vous avez réalisé toutes ces étapes et vérifié que tout est en place, il est temps de finaliser et de lancer le processus.
Cette étape vous permettra de créer des documents individuels pour chaque enregistrement dans votre fichier Excel.
Vérification finale
Avant de lancer la fusion, utilisez une dernière fois l’option « Aperçu des résultats » pour vous assurer que tout semble correct. Corrigez toute erreur ou incohérence que vous pourriez repérer.
Sélection des enregistrements
Si vous ne souhaitez pas fusionner toutes les lignes de votre fichier Excel, cliquez sur « Éditer la liste de destinataires » pour filtrer les enregistrements qui seront inclus dans la fusion.
Lancer la fusion
Dans l’onglet « Publipostage », cliquez sur « Terminer et fusionner » dans le groupe « Terminer ». Vous aurez plusieurs options :
- Modifier le courrier individuel : Cela vous permet de créer un nouveau document Word contenant toutes les pages du publipostage, que vous pouvez encore éditer avant de sauvegarder ou d’imprimer.
- Imprimer la version : Cette option envoie directement les informations fusionnés à l’imprimante.
- Envoyer des messages électroniques : Si vous avez configuré un publipostage Excel par e-mail, cette option enverra les documents directement aux adresses e-mail listées dans votre fichier Excel.
Sauvegarde du document
Sauvegardez votre page Word avec votre travail. Cela vous permettra de réutiliser le même modèle pour de futurs publipostages.
Vérification post-fusion
Après avoir lancé la fusion, ouvrez quelques documents ou e-mails générés pour vous assurer que tout a été correctement formaté et que les données sont exactes.
Archivage des données
N’oubliez pas de conserver une copie de votre publipostage Excel original et des documents fusionnés pour vos archives, surtout si ces éléments sont de nature légale ou financière.
Imprimez le tableau
Après avoir effectué toutes les étapes nécessaires pour préparer votre publipostage Excel, vous êtes prêt à soit imprimer votre tableau, soit les envoyer par voie électronique.
Imprimez le publipostage Excel
- Sélectionnez « terminer et fusionner »: sur le bouton « publipostage » de Word.
- Sélectionnez « imprimer les documents »: Un menu déroulant avec boutons apparaîtra.
- Options d’impression : Une fenêtre d’options d’impression s’ouvrira, vous permettant de sélectionner votre imprimante, le nombre de copies, etc.
- Lancer l’impression du tableau : Une fois que vous avez configuré toutes les options d’impression, sélectionnez « Imprimer » pour lancer le processus.
- Vérification : Après avoir imprimez votre ligne, vérifiez quelques exemplaires pour vous assurer que les données et le formatage sont corrects.
Envoyer des messages électroniques
- Sélectionnez « envoyer des messages électroniques » : Dans la ligne du menu déroulant, choisissez cette option.
- Configurer les paramètres d’email : Une boîte de dialogue apparaîtra, vous permettant d’entrer l’objet de l’e-mail, de choisir le champ pour les adresses e-mail, et d’autres paramètres.
- Lancer l’envoi : Après avoir confirmé les paramètres, cliquez sur « OK » pour envoyer les e-mails.
- Vérification : Ouvrez quelques-uns des e-mails envoyés pour vous assurer que les données sont correctement insérées et que le formatage est tel que prévu.
- Archivage : Conservez une copie des e-mails envoyés pour vos archives, si nécessaire.
L’impression des documents est souvent utilisée pour des lettres formelles ou des contrats, tandis que l’envoi d’e-mails est plus rapide et plus pratique pour des communications plus informelles ou pour atteindre un grand nombre de destinataires simultanément.
Le choix du publipostage Excel entre les deux dépendra de vos besoins spécifiques et du contexte dans lequel vous opérez.
